Microsoft Office merupakan salah satu aplikasi yang pastinya harus ada pada Laptop atau Komputer PC Windows. Hal ini tentu saja karena sebagian besar pengguna Komputer membutuhkan software pengelolah dokumen. Sedangkan software pengelolah dokumen yang paling populer hingga saat ini adalah Microsoft Office.
Karena popularitas dan begitu banyak penggunanya, maka Microsoft juga terus melakukan pengembangan sehingga lahirlah berbagai versi Microsoft Office. Versi Microsoft Office yang masih banyak digunakan hingga saat ini seperti Microsoft Office 2003, Office 2007, Office 2010, Office 2013, Office 2016, Office 2019, hingga yang terbaru yaitu Microsoft Office 2021.
Namun, selain dari semua versi Office yang sudah disebutkan sebelumnya, masih ada jenis Microsoft Office yang lainnya dan saat ini sangat banyak digunakan juga, yaitu Microsoft Office 365. Jika diperhatikan pada namanya, Office 365 tidak menggunakan embel-embel tahun pada namanya, yang menandakan bahwa jenis Office ini berbeda dengan Office yang biasa. Lalu, apa perbedaan Office 365 dan Office biasa seperti Office 2013, 2016, 2019, atau 2021?
Perbedaan Office 365 dan Office Biasa
Sebelum membahas perbedaannya, perlu diketahui bahwa Office 365 atau Microsoft 365 pada dasarnya memiliki fitur dan fungsi utama yang sama dengan Office yang biasa seperti Office 2013, 2016, 2019, atau 2021. Fungsi dan fitur utama tersebut adalah sebagai pengelolah dokumen yang dibuktikan dengan adanya aplikasi Word, Excel, PowerPoint dan produk lainnya pada masing-masing jenis Office.
Namun, pada beberapa sisi terdapat perbedaan, tapi itu tidak mengacu pada Office mana yang lebih baik karena masing-masing memiliki kelebihan dan kekurangan. Berikut beberapa perbedaan antara Microsoft Office 365 dan Office biasa seperti Office 2013, 2016, 2019, atau 2021:
1. Skema Pembelian
Tentu anda sudah tahu bahwa produk Microsoft Office bukanlah sebuah produk yang gratis. Artinya, jika anda ingin menggunakan produk seperti Word, Excel, PPT, dan produk Office lainnya secara legal, maka harus membeli produk Office tersebut. Adapun kalau selama ini anda bisa menggunakan Office secara gratis, itu karena anda melakukan aktivasi dengan cara melakukan crack dan tidak menggunakan lisensi original, dan hal itu sebenarnya ilegal.
Artinya, jika anda ingin menggunakan Microsoft Office, entah itu Office 365 ataupun Office biasa seperti Office 2013, 2016, 2019, atau 2021, maka anda harus membeli lisensi Office tersebut. Nah, dari sinilah terdapat perbedaan pada skema pembelian antara Office 365 dan office yang biasa.
Untuk dapat menggunakan Microsoft Office 365, maka anda harus menyewa produk tersebut dengan membayar biaya sewa per bulan atau per tahun. Artinya, jika anda menggunakan sistem pembayaran bulanan, maka anda harus mengeluarkan uang setiap bulan untuk dapat tetap menggunakan Office 365 tersebut.
Begitu juga jika anda menggunakan sistem pembayaran tahunan, maka anda harus membayar biaya sewa tiap tahun. Ketika anda berhenti membayar biaya sewa tersebut, maka anda tidak akan bisa lagi menggunakan semua produk Office 365.
Sementara untuk Office yang biasa tidaklah berlaku hal yang demikian. Untuk mendapatkan Microsoft Office yang biasa seperti Office 2013, 2016, 2019, atau 2021, maka anda hanya perlu membeli dan membayar lisensi sekali saja. Setelah membeli lisensi Office, maka anda sudah bisa menggunakan produk Office 2013, 2016, 2019, atau 2021 sampai kapanpun tanpa batas waktu.
2. Harga Produk
Hal lain yang membedakan antara Microsoft Office 365 dan Office yang biasa adalah dari sisi harga produk. Sebelumnya sudah dijelaskan bahwa pada Office 365 digunakan sistem sewa yang artinya anda harus membayar biaya per bulan atau per tahun. Sedangkan Office biasa seperti Office 2013, 2016, 2019, atau 2021 hanya butuh sekali bayar di awal saja.
Skema pembayaran tersebut tentu saja akan mempengaruhi harga dari masing-masing jenis produk Office. Microsoft Office 365 memiliki harga yang lebih murah dibanding Office yang biasa. Tapi, ingat sekali lagi bahwa harga tersebut adalah harga sewa yang harus dibayar setiap bulan atau tahun.
Sementara, untuk versi Office yang biasa seperti Office 2013, 2016, 2019, atau 2021 memang memiliki harga yang lebih mahal. Tapi, harga yang lebih mahal tersebut hanya dibayar sekali saja, yaitu hanya pada saat pembelian di awal. Paling anda hanya perlu mengeluarkan uang lagi jika ingin beralih ke versi yang berbeda, misal dari Office 2019 ke Office 2021 karena harus membeli lisensi yang baru lagi.
Dengan kata lain, Office 365 terlihat lebih murah tapi anda harus membayar terus-menerus setiap bulan atau tahun. Sedangkan Office yang biasa memang terlihat lebih mahal, tapi anda hanya sekali bayar dan tidak perlu lagi membayar dikemudian hari.
3. Pembaharuan Fitur
Salah satu yang paling penting dari sebuah produk aplikasi adalah adanya update fitur. Pembaharuan fitur tersebut tidak hanya bertujuan untuk mendapatkan fitur-fitur yang baru, tapi juga untuk memperbaiki bug yang ada.
Pada Microsoft Office 365 anda akan mendapatkan pembaharuan setiap kali ada update fitur terbaru. Begitu juga dengan perbaikan bug dan update keamanan terkini yang akan langsung didapatkan oleh Office 365 yang anda gunakan.
Namun, Office yang biasa seperti Office 2013, 2016, 2019, atau 2021 tidak akan mendapatkan update fitur baru. Microsoft Office anda hanya akan mendapatkan pembaharuan dari sisi keamanan.
Jika anda ingin menggunakan fitur yang terbaru, maka anda harus menginstall versi Office yang terbaru. Misalnya jika saat ini anda menggunakan Office 2019, maka silahkan beralih menggunakan Office 2021 untuk menggunakan fitur yang terbaru dari Microsoft Office. Jika demikian, maka anda harus membeli lisensi yang baru lagi.
4. Penggunaan di Lebih dari Satu Perangkat
Perbedaan lainnya adalah dari sisi berapa perangkat yang bisa digunakan. Dengan kata lain, jenis Office tersebut bisa diinstall dan digunakan pada berapa perngkat yang berbeda.
Setiap lisensi atau akun Microsoft Office 365 bisa anda gunakan pada berbagai perangkat, hingga 5 perangkat. Artinya, anda bisa menggunakan Office 365 pada perangkat PC Windows, Mac, Tablet hingga Smartphone. Atau, anda juga bisa menggunakan Office 365 yang sama dengan anggota keluarga di rumah.
Sementara, hal tersebut tidak berlaku pada Office yang biasa seperti Office 2013, 2016, 2019, atau 2021. Setiap lisensi Office yang anda beli hanya dapat diinstall pada satu Laptop atau Komputer PC saja. Jika anda ingin menggunakan Office pada Komputer yang berbeda, maka anda harus membeli lisensi yang berbeda pula.
5. Fitur Office di Tablet dan Smartphone
Mungkin anda belum tahu bahwa saat ini Microsoft Office juga sudah bisa digunakan pada tablet dan Smartphone, misalnya di Android. Nah, dari sini juga terdapat perbedaan pada Office 365 dan Office biasa dari sisi fitur yang tersedia pada perangkat Tablet dan Smartphone.
Anda bisa mendownload Office 365 di Tablet dan Smartphone secara gratis serta dapat menggunakan fitur yang lebih lengkap saat sudah masuk ke akun Office anda. Dengan kata lain, anda bisa lebih mudah menyelesaikan pekerjaan yang sebelumnya dikerjakan di Laptop meskipun menggunakan Smartphone.
Sementara jika anda menggunakan Office biasa seperti Office 2013, 2016, 2019, atau 2021 dan menginstall produk Office di Smartphone, maka anda hanya bisa melakukan pengeditan sederhana. Anda tidak akan mendapatkan fitur tambahan seperti yang ada pada Office 365 di Tablet dan Smartphone.
6. Adanya Penyimpanan Online Ekstra
Perbedaan Office 365 dan Office biasa yang selanjutnya adalah dari sisi adanya layanan penyimpanan online yang fungsinya seperti Google Drive. Keberadaan layanan tambahan ini akan mendukung produktivitas anda, terlebih lagi jika anda memang sedang membutuhkannya.
Pada Microsoft Office 365 terdapat layanan tambahan seperti adanya penyimpanan OneDrive gratis berkapasitas 1TB (1.024GB). Dengan adanya penyimpanan OneDrive gratis tersebut memungkinkan anda untuk menyimpan file dan dokumen di cloud tanpa khawatir kapasitas cloud akan penuh karena kapasitasnya sangat besar.
Anda bisa menyimpan ribuan file gambar dan jutaan file dokumen di cloud OneDrive tersebut. Jadi, anda bisa membackup semua file ke OneDrive untuk berjaga-jaga jika terjadi kerusakan atau serangan virus pada Laptop anda.
Namun, jika anda menggunakan Office yang biasa seperti Office 2013, 2016, 2019, atau 2021, anda tidak akan mendapatkan layanan OneDrive yang berkapasitas 1TB tersebut. Meskipun sebenarnya anda juga bisa mendapatkan layanan penyimpanan OneDrive jika sudah memiliki akun Microsoft, tapi kapasitasnya hanya 5GB.
7. Dukungan Costumer Service
Jika sebuah produk atau layanan menyediakan costumer service, maka itu akan sangat memudahkan dalam menggunakan produk atau layanan tersebut. Jika tersedia dukungan costumer service, maka anda bisa langsung menghubunginya jika ada masalah atau kendala dalam penggunaan produk tersebut.
Pada Microsoft Office 365 tersedia dukungan costumer service yang bisa anda akses dari mana saja tanpa biaya alias gratis. Dukungan costumer service ini bisa anda gunakan untuk hal-hal yang terkait dengan masalah teknis, langganan, ataupun tagihan dan pembayaran.
Sementara untuk Office yang biasa seperti Office 2013, 2016, 2019, atau 2021 tidak akan mendapatkan dukungan costumer service. Paling anda cuma akan mendapat bantuan di awal saja berupa panduan install dan penggunaan lisensi.
Tabel Perbandingan Office 365 dan Office Biasa
Agar anda bisa lebih mudah memahami apa saja perbedaan antara Microsoft Office 365 dan Office biasa seperti Office 2013, 2016, 2019, atau 2021, maka silahkan lihat pada tabel perbandingan berikut:
| Office 365 | Office 2021 dll | |
|---|---|---|
| Skema pembelian | Bayar per bulan / tahun | Sekali bayar |
| Harga produk | Lebih murah, tapi langganan | Lebih mahal, tapi sekali bayar |
| Update fitur | Selalu dapat fitur baru dan terkini | Tidak ada update fitur baru |
| Penggunaan pada lebih dari 1 perangkat | Bisa digunakan pada 5 perangkat berbeda | Hanya bisa digunakan pada 1 PC |
| Fitur di Mobile | Tersedia fitur tambahan dan lebih lengkap | Hanya tersedia fitur pengeditan sederhana |
| Penyimpanan OneDrive | Gratis penyimpanan OneDrive 1TB | Tidak ada penyimpanan OneDrive |
| Dukungan Costumer Service | Tersedia dukungan costumer service | Tidak ada dukungan costumer service |
Office Mana yang Harus Digunakan?
Jika anda bertanya Office mana yang harus digunakan?, maka itu tergantung dengan kebutuhan anda. Setelah melihat perbedaannya di atas, maka seharusnya anda sudah punya gambaran terkait jenis Office mana yang lebih cocok untuk anda.
Jika anda ingin selalu menggunakan Office dengan fitur yang terupdate maka silahkan gunakan Office 365. Atau, jika anda sering melakukan pekerjaan mobile sehingga butuh Office pada semua perangkat baik itu di PC Windows, Mac, dan Smartphone maka Office 365 adalah yang cocok untuk anda.
Atau, mungkin anda ingin berbagi Microsoft Office dengan keluarga, maka sebaiknya anda juga menggunakan Office 365. Atau, mungkin anda butuh layanan online storage, maka silahkan gunakan Office 365 agar mendapatkan gratis OneDrive 1TB.
Tapi, perlu diingat kembali bahwa Office 365 itu menggunakan skema langganan, yang artinya anda harus mengeluarkan biaya setiap bulan atau setiap tahun, tergantung waktu pembayaran mana yang dipilih. Jadi, sebelum memutuskan untuk menggunakan Office 365, pastikan bahwa anda siap untuk melakukan pembayaran setiap bulan atau setiap tahun.
Tapi, kalau anda hanya butuh Office untuk penggunaan standar dan hanya butuh untuk 1 PC saja dan juga tidak perlu Office yang selalu update, maka Office yang biasa seperti Office 2013, 2016, 2019 atau 2021 sangat cocok untuk anda. Karena pada dasarnya fitur utama dari Office itu sama saja dari dulu.
Dan, fitur-fitur yang sangat sering digunakan oleh sebagian besar pengguna Microsoft Office adala fitur-fitur yang sudah ada sejak dulu. Jadi, kurang perlu juga untuk menggunakan Office dengan fitur yang selalu terupdate.
Selain itu, jika anda menggunakan Office 2013, 2016, 2019, atau Office 2021, maka anda hanya perlu membeli lisensi sekali saja. Dengan demikian anda tidak perlu mengeluarkan uang untuk pembeyaran di bulan-bulan berikutnya.
Terlebih lagi jika anda hanya sesekali menggunakan Office, maka lebih baik menggunakan Office yang biasa. Akan sangat disayangkan jika anda sudah langganan Office 365 dan membayar biaya langganan setiap bulan tapi hanya sesekali digunakan.
Penutup
Itulah penjelasan lengkap terkait perbedaan Office 365 dan Office biasa seperti Office 2013, 2016, 2019, atau 2021. Setelah membaca penjelasan di atas, diharapkan anda sudah memahami perbedaan dari kedua jenis Microsoft Office tersebut. Terkait mana yang harus digunakan, semuanya dikembalikan kepada anda, sesuaikan dengan kebutuhan anda.
Silahkan bagikan artikel ini ke sosial media anda agar teman-teman anda juga bisa mengetahui informasi ini sehingga artikel ini menjadi lebih berguna dan bermanfaat. Jika anda punya tanggapan lain atau ingin menambahkan perbedaan lain antara Office 365 dan Office yang biasa, atau jika anda memiliki pertanyaan maka silahkan tuliskan di komentar agar pembaca lain juga bisa melihatnya.